NCM na nota fiscal: o que é, como consultar e evitar erros

O preenchimento correto da Nomenclatura Comum do Mercosul (NCM) nas notas fiscais é obrigatório em todas as operações com mercadorias no Brasil. Utilizado para classificar produtos de forma padronizada, o código influencia diretamente a incidência de tributos, o controle de estoque e até a concessão de benefícios fiscais. Apesar disso, ainda gera dúvidas entre contribuintes e profissionais da contabilidade.

Composto por oito dígitos, o NCM é utilizado por todos os países do Mercosul desde 1995 e se baseia no Sistema Harmonizado de Designação e Codificação de Mercadorias (SH), adotado internacionalmente por mais de 190 países. No Brasil, o uso indevido ou incorreto do código pode resultar em autuações fiscais, multas e rejeição de documentos fiscais eletrônicos.

O que é NCM na nota fiscal?

A Nomenclatura Comum do Mercosul (NCM) é um código numérico que identifica mercadorias de forma padronizada em operações internas e de comércio exterior. Desde janeiro de 1995, o código é obrigatório para todas as mercadorias comercializadas ou importadas nos países do Mercosul.

O NCM é composto por oito dígitos. Os seis primeiros representam a classificação no Sistema Harmonizado (SH), e os dois últimos são definidos pelo Mercosul. Seu objetivo é unificar a identificação de produtos para facilitar o controle aduaneiro, a tributação e a emissão de notas fiscais eletrônicas.

Como o NCM é estruturado?

Cada dígito do código NCM tem uma função específica que indica as características da mercadoria:

• Dois primeiros dígitos (Capítulo): indicam a categoria geral do produto.
• Dois dígitos seguintes (Posição): detalham o tipo de produto dentro do capítulo.
• Quinto e sexto dígitos (Subposição): especificam a subcategoria da mercadoria.
• Sétimo dígito (Item): classifica o produto dentro da subposição.
• Oitavo dígito (Subitem): define a descrição mais precisa da mercadoria.

Exemplo: O código 8703.21.00 refere-se a automóveis para transporte de passageiros com motor de até 1.000 cm³.

• 87: veículos automotores
• 03: automóveis para passageiros
• 2: motor de ignição por centelha
• 1: cilindrada até 1.000 cm³
• 00: especificação final do produto

Qual a importância do NCM para empresas e contadores?

Para o Fisco, o código NCM é essencial para fiscalizar corretamente a circulação de mercadorias e a tributação de operações. Já para as empresas e profissionais contábeis, o código garante segurança jurídica, conformidade com obrigações fiscais e evita erros que possam gerar autuações.

Um NCM preenchido corretamente garante:

• Aplicação correta das alíquotas de tributos, como ICMS, IPI, PIS e Cofins;
• Conformidade com regras de substituição tributária;
• Direito a benefícios fiscais específicos concedidos por estados ou pela União;
• Redução de riscos fiscais relacionados à classificação incorreta;
• Agilidade em operações internacionais e processos aduaneiros.

Quais são os riscos de preencher o NCM incorretamente?

A utilização errada do código NCM pode gerar uma série de problemas fiscais e operacionais, como:

• Rejeição da nota fiscal pelo sistema da Secretaria da Fazenda, caso o código não exista;
• Multas por classificação incorreta, que podem chegar a 1% sobre o valor da operação;
• Perda de benefícios fiscais, caso o produto não seja corretamente identificado;
• Retenção de mercadorias em operações de importação, com devolução ao país de origem;
• Fiscalização intensificada por parte dos órgãos tributários.

De acordo com a Receita Federal, erros na classificação fiscal estão entre os principais motivos de autuação em operações de comércio exterior.

Como identificar o NCM na nota fiscal?

Nas notas fiscais de produtos, o NCM é atribuído individualmente a cada item. O código geralmente está localizado ao lado da descrição do produto ou em uma coluna própria, nomeada “NCM” ou “Código NCM”.

Contadores e contribuintes devem verificar atentamente essa informação, especialmente em operações com múltiplos itens, para garantir que cada mercadoria tenha o código correto.

Como consultar o NCM correto de um produto?

A forma mais segura de descobrir o NCM de uma mercadoria é por meio do sistema Classif, disponível no Portal Único do Comércio Exterior (Pucomex). A plataforma oferece:

• Pesquisa por código ou por palavras-chave;
• Navegação em árvore hierárquica da NCM;
• Atualizações conforme as normas da Receita Federal e do Mercosul.

A consulta também pode ser feita diretamente com a Receita Federal, que disponibiliza orientação por meio da Coordenação-Geral do Sistema Aduaneiro (COANA).

Diferença entre NCM e classificação fiscal

Embora frequentemente usados como sinônimos, NCM e classificação fiscal têm significados distintos:

• Classificação fiscal é o processo de identificar o código correto para um produto com base em sua descrição técnica e finalidade;
• NCM é o resultado final desse processo, ou seja, o código numérico atribuído à mercadoria.

O processo de classificação deve seguir regras da OMA (Organização Mundial das Alfândegas) e observações legais aplicáveis à legislação brasileira.

Substituição tributária e o papel da NCM

A substituição tributária é um mecanismo que antecipa a cobrança de impostos, como o ICMS, para um elo da cadeia produtiva, geralmente o fabricante ou importador. O NCM é um dos critérios utilizados para definir quais produtos estão sujeitos a essa sistemática.

Se a classificação estiver errada, a empresa pode recolher um imposto indevido ou deixar de recolher o devido, o que acarreta riscos de fiscalização e autuação.

NCM também ajuda na gestão de estoque

Além das obrigações fiscais, a NCM tem utilidade prática na logística interna das empresas. O código facilita o agrupamento de mercadorias por categoria, o que auxilia no controle de entrada e saída, na organização física do estoque e na elaboração de relatórios gerenciais.

Empresas com grande volume de produtos podem utilizar a NCM para identificar padrões de consumo, facilitar a reposição de mercadorias e reduzir custos operacionais.

O que fazer em caso de erro no código NCM?

Caso a empresa identifique o uso incorreto de um NCM em nota fiscal, o ideal é:

1. Cancelar ou corrigir a nota fiscal via carta de correção eletrônica (CC-e), se possível;
2. Regularizar o recolhimento dos tributos, se houver diferença de alíquotas;
3. Atualizar o cadastro do produto nos sistemas de gestão para evitar reincidência;
4. Consultar a Receita Federal, caso persistam dúvidas sobre a classificação correta.

Recomenda-se também manter uma rotina periódica de revisão da tabela de NCMs utilizados pela empresa, especialmente diante de alterações nas regras fiscais.

Por fim, a correta utilização do código NCM na nota fiscal é uma etapa essencial para garantir a conformidade tributária, evitar sanções e assegurar os direitos fiscais das empresas. Contadores, analistas fiscais e empresários devem compreender o papel da NCM não apenas como um requisito burocrático, mas como uma ferramenta estratégica para a gestão tributária e operacional do negócio.

Para mais informações sobre o tema, consulte o site da Receita Federal ou acesse outras matérias no Portal Contábeis sobre substituição tributária, cadastro de produtos e obrigações fiscais estaduais.

Com informações adaptadas da IOB Notícias